Organiza, planeia, gere & produz
Tanto tema hoje, isto vai parecer uma cacofonia desapegada de conteúdo interessante. Vou dar o meu melhor para abordar da melhor forma cada componente e providenciar-vos com as notas, referências e estratégias mais úteis de cada parte. Para evitar que isto se torne massivo e desgastante, vou usar na própria publicação, a melhor organização de ideias possível.
- Definições dos termos
- Princípios de organização, planeamento e gestão
- Influência destes passos na produtividade
- Preparar para o inesperado
- Produtividade vs Ocupação de Tempo
- O que é verdadeiramente importante
Vamos definir os termos da seguinte forma:
- Organização: a preparação do modo como vamos fazer algo. Quando imaginamos na nossa cabeça “quero fazer isto desta forma” é a visualização da organização.
- Planeamento: O ato de delinear as ações específicas que vão gerar resultados.
- Gestão: A capacidade de, usando uma boa organização como base e um planeamento claro e sólido como meio, definir o que fazer, quando e onde. O processo de manter as prioridades claras para que, aconteça o que acontecer, o mais importante foi executado com sucesso.
- Produtividade: O ato de gerar resultados.
Atrás de cada um destes termos, estão princípios, crenças e valores que os sustentam. Vou enumerar o que faz sentido para mim e deixar as razões que sustentam aquilo em que acredito. Para que vocês entendam o porquê e, caso sintam que não se identificam com algo, através das razões podem escrutinar o pensamento em modo reverso e chegarem aos vossos próprios princípios, crenças e valores.
O que sustenta um processo de organização é vontade e determinação. O início é a parte mais dura de qualquer processo. O arranque é a etapa que usa mais energia e por essa razão, a que tem de ser mais forçada, de certo modo. Organização é sobre o espaço de trabalho. Sobre a nossa vida, o aspeto mais básico e o aspeto mais complexo. Como equilibramos a organização entre cada? Mantemos o mesmo padrão? Ou facilitamos em algum?
Por outro lado, o que serve de base a um bom planeamento é pensamento crítico e objetividade. Para aqueles que são mais racionais, como eu, esta é a nossa fase preferida. Onde escrutinamos os detalhes. Planeamento exige concentração, tempo próprio a sós. Paz. O simples ato de planear permite-nos várias coisas:
- Reforçar a crença de que somos capazes e temos os meios para chegar aos nossos objetivos.
- Clarificar a jornada até ao objetivo.
- Simplificar o processo, de forma a evitar estagnação e confusão. Um bom planeamento garante que, desde o momento em que começamos até obter um resultado, sabemos sempre o que temos a fazer.
No que toca a gestão, é onde acredito que está a maior parte dos aspetos intangíveis importantes. Foco, disciplina, compromisso. Inteligência emocional. Discernimento. Frieza. Adaptabilidade. Para nomear alguns. Gerir é sobretudo um teste, naquele momento em que, durante o processo de alcance de objetivos, nos deparamos com situações inesperadas, inusitadas, indesejadas, escolhas difíceis… Gestão é o teste para provarmos a nós próprios que, aquilo que aprendemos e sabemos, somos capazes de aplicar, não com outros e sim connosco próprios. Gestão é usar os nossos recursos e as nossas capacidades da melhor forma, para enfrentar a vida, no ambiente descontrolado que ela tão caracteristicamente possui.
Por último e não menos importante, aquilo que serve de base à produtividade é o bem-estar. A tranquilidade de execução. A confiança. A suavidade. O entusiasmo. Sim, produtividade é sobre isto. Sobre alcançar o melhor resultado possível com o menor gasto de recursos. E isso só é possível de uma posição de poder próprio. E quem domina o seu poder, tem estas características. Vive-as e sente-as. Sei que é muito famoso ouvirmos o mítico: “Eu trabalho bem é sob pressão”. Quem trabalha bem sob pressão, cumpre com os mínimos necessários. Quem é excecional, quem vive em alta performance, está preparado para enfrentar a pressão e executa, da mesma forma e com o máximo de rendimento, em qualquer ambiente.
Vamos começar a transformar este conteúdo bruto numa linha de pensamento. Espremer tudo e dar-vos aquele néctar que realmente importa.
Estabelecendo o vago e hipotético caso de alguém que quer concluir uma maratona. (Funciona da mesma forma, para objetivos de cariz desportivo, financeiro, pessoal, profissional, relações, etc… Os sinais e as situações são diferentes. O significado, quando desmontado, é semelhante.) Passo 1, organização. Uma pessoa que quer correr uma maratona tem de se organizar para o fazer. Essa organização vai passar por adquirir o equipamento adequado. T-shirts, calções, sapatilhas de corrida. (tendo em vista o local, o tempo, as condições do terreno.) Outro passo da organização serão os treinos. De corrida, reforço muscular e mobilidade.
Agora que está tudo organizado, passamos à fase 2, planeamento. Um bom planeamento é feito de boas perguntas. Qual a disponibilidade de tempo diária/semanal para os treinos? Em que parte do dias os vou encaixar? Que tipo de percurso vou fazer? Como vou dividir os treinos? Devo procurar ajuda especializada ou quero ir numa de superação pessoal? Depois das perguntas, começamos a mapear as ações. Vamos supor que serão 6 treinos por semana: duas corridas de esforço, uma de variação de ritmo, uma de recuperação. Um treino de força e um de mobilidade. Serão feitos de manhã, antes do trabalho, durante a semana. E ao final da tarde, ao fim de semana. Nesta fase, quanto mais especificamente definirmos as ações, mais útil e eficaz o planeamento se torna.
Fase 3, gestão. Gerir é algo variável. Se tudo estiver a correr de acordo com o esperado, não há necessidade de aplicar gestão extra. Agora, vão existir dias em que coisas não esperadas vão acontecer. Nesses dias, essencialmente, o que há a fazer é manter as prioridades alinhadas, claras e definidas. E cumprir com o mais importante. Assumir a responsabilidade, reconhecer o que aconteceu, aceitar que fizemos o melhor possível e seguir em frente.
Cada um destes passos influencia o 4º, a produtividade. Podemos assumir que a produtividade é sobre os resultados alcançados. É e não é. A produtividade é sobre o quão eficaz somos a organizar-nos, a planear e a gerir os nossos objetivos e a nossa vida. Produtividade não é sobre resultados. É sobre obter o melhor resultado possível, dentro das condições que se apresentaram, com os recursos que temos à disposição.
Preparar para o inesperado é algo interessante. Aliás, é um tópico que adoro. Com tanta necessidade de certeza que existe por esse mundo fora, preparar para o inesperado soa a atrocidade e impossibilidade. Vamos deixar aqui algo claro, o inesperado é inesperado. Ninguém sabe o que é antes acontecer, ou não seria inesperado. Agora, existe uma grande diferença entre o “saber o que é” e “estar preparado para”. A primeira dica, muito fácil e simples, para preparar para o acontecimento inesperado, é alocarem apenas e só os blocos de tempo estritamente necessários aos objetivos na fase de planeamento. Na brilhante frase “Quem não planeia, planeia falhar.” está escondida a anotação contrária também, que é “e quem planeia em excesso, não planeou a falha.”
Preparar para o inesperado deve ser o nosso maior combustível diário. É um dos maiores e melhores combustíveis da disciplina. Porque é fácil assumir o conforto quando chegamos a um nível de vida superior à média, em qualquer que seja o aspeto a considerar. Agora, se não nos preparamos diariamente para o inesperado, então chega um dia em que o nosso conforto é abalado com um acontecimento inesperado tão forte, que tudo desaba. Quem constrói qualquer coisa, tem de garantir, diariamente, a qualidade da solidez da base e a sua resistência e adaptação ao teste do tempo. Como isto é mais do que tudo sobre resiliência mental, fica para aprofundar em data futura.
Aproximamo-nos do final. Contudo, quero ainda desmistificar aqui um conceito final, no que toca a produtividade. A ideia de que ser produtivo implica desempenhar uma quantidade hercúlea de tarefas é errada. Pela maravilhosa Lei de Paretto, sabemos que 80% dos nossos resultados são provenientes de 20% das nossas ações. Isso significa que muitas das coisas que fazemos geram pouco um nenhum resultado. Então, se descobrirmos quais são as ações efetivas, produtoras de resultados, conseguimos comprimir o nosso tempo e usá-lo sabiamente, com as ações mais alinhadas com aquilo que é o nosso objetivo. Esta é mais uma das razões para não enchermos o calendário de tarefas. Primeiro, porque não guardamos tempo para o inesperado. Depois, porque estamos a esgotar a nossa energia com ações infrutíferas. Produtividade e estar ocupado são conceitos que podem ser confundidos. Alguém que faz muita coisa pode não ser produtivo e alguém produtivo pode fazer muita coisa, se assim o quiser e tiver essa disponibilidade energética. Clarifica o que queres, mas não te iludas. Só porque encheste o calendário e vais estar muito ocupado, isso não significa nada. O que obtiveste das ações que fizeste? Sentiste-te preenchido ou esgotado? Perguntas dão respostas. Respostas providenciam conclusões. Conclusões levam a reflexões. Reflexões permitem pensamentos diferentes, que geram ações diferentes, que geram resultados diferentes.
Fecho e concluo com uma nota final, sob a forma de uma pergunta: O que é verdadeiramente importante para ti?
Esta é a pergunta que define, a cada momento, o que realmente deves ter como foco. A vida, o tempo, vão continuar a passar. Não vão esperar por nenhum de nós. O passado já lá vai e nada o vai mudar. O que temos em mãos é este momento, para criar algo agora, que perdure e construa um futuro melhor e maior.
É por isso que acredito que devemos viver a nossa vida ao máximo. E claro, os nossos máximos serão todos diferentes. E ainda assim, todos vão requerer esforço. Organização, planeamento e gestão. Depois disso, produtividade, que é o que vai gerar o sentimento de gratificação, satisfação e excelência. Espero ter contribuído para ti, de alguma forma. Sei que não foi específico o suficiente. Por duas razões: não vou fazer o trabalho todo por ti e não te vou prender a este ecrã por uma grande quantidade de tempo.
Tens de fazer a tua parte. Estas publicações são a faísca para o teu motor. O arranque é contigo. Agora, salta para a vida e faz. O verdadeiro gladiador Beat the Mind constrói-se nesse palco, nessa arena. Na realidade, a fazer o que tem de ser feito!
